Хранение

I. Общие положения

1.1.        Настоящее Положение устанавливает общие правила выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, а также единые требования к заполнению, организации учета, хранения и выдачи бланков документов государственного образца об основном общем образовании.

1.2.  Настоящее Положение разработано на основании приказа Министерства образования и науки Российской Федерации "Об утверждении Порядка выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов» от 28.02.2011 года

№ 224.

И. Выдача документов государственного образца об уровнях общего образования

2.1.       Документы государственного образца об основном общем образовании (далее - аттестаты) выдаются общеобразовательным учреждением, имеющим государственную аккредитацию и реализующим   общеобразовательные программы основного общего образования (далее - Школа), в том числе:

2.2.       Аттестат об основном общем образовании - обучающимся, освоившим основные общеобразовательные программы основного общего образования в любой форме и прошедшим государственную (итоговую) аттестацию в установленном порядке (далее -выпускник IX класса).

2.3.       Аттестат об основном общем образовании с отличием - выпускнику IX класса, имеющему итоговые отметки «отлично» по всем общеобразовательным предметам учебного плана, изучавшимся на ступени основного общего образования.

2.4.       Аттестаты выдаются выпускникам IX  классов на основании решения педагогического совета, не позднее десяти дней после даты издания приказа о выдаче им аттестатов.

2.7. Аттестат выдается лично выпускнику Школы при предъявлении им документа, удостоверяющего личность, или родителям (законным представителям) на основании документов, удостоверяющих их личность, или иному лицу на основании документа, удостоверяющего личность, и оформленной в установленном порядке доверенности, под личную подпись лица, получающего аттестат.

2.8. Для регистрации выданных аттестатов в Школе ведется Книга для учета и записи выданных аттестатов.

2.9. Книга для учета и записи выданных аттестатов в Школе ведется отдельно по каждому уровню общего образования и содержит следующие сведения:

учетный номер (по порядку);

код, серия и номер (по титулу) аттестата;

фамилия, имя, отчество (при наличии) выпускника;

дата рождения выпускника;

наименования учебных предметов и отметки выпускника по ним;

дата и номер приказа о выдаче аттестата;

подпись получателя;

дата получения аттестата.

Кроме того, должно быть предусмотрено заполнение сведений в случае выдачи дубликата (код, серия и номер бланка дубликата аттестата, дата и номер приказа о выдаче дубликата аттестата, дата выдачи дубликата, номер учетной записи выданного дубликата).

2.10. В Книгу для учета и записи выданных аттестатов список выпускников текущего учебного года вносится в алфавитном порядке, номера бланков - в возрастающем порядке. Записи в Книге для учета и записи выданных аттестатов заверяются подписями классного руководителя, директора и печатью Школы отдельно по каждому классу, ставится дата и номер приказа об окончании образовательного учреждения.

2.11. Исправления, допущенные при заполнении Книги для учета и записи выданных аттестатов, заверяются директором и скрепляются печатью Школы со ссылкой на номер учетной записи.

2.12. Книга для учета и записи выданных аттестатов прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется печатью Школы и хранится как документ строгой отчетности.

2.13. Аттестаты, не полученные выпускниками в год окончания образовательного учреждения, хранятся в   в личных делах выпускников до их востребования.

2.14. При обнаружении ошибок, допущенных при заполнении аттестата, в год окончания выпускником Школы выдается аттестат или приложение на новом бланке взамен испорченного. Выдача нового аттестата взамен испорченного регистрируется в Книге для учета и записи выданных аттестатов за новым номером учетной записи. При этом напротив ранее сделанной учетной записи делается помета «испорчен, аннулирован, выдан новый аттестат» с указанием номера учетной записи аттестата, выданного взамен испорченного.

2.15.            Школа выдает дубликат аттестата в случае его утраты, порчи (повреждения). В случае утраты, порчи (повреждения) только приложения к аттестату (далее -приложение), взамен выдается дубликат приложения, на котором проставляется номер сохранившегося аттестата и дата выдачи дубликата приложения.

2.16.            Выдача дубликата аттестата или приложения осуществляется на основании письменного заявления выпускника в образовательное учреждение, выдавшее ему аттестат:

при утрате аттестата или приложения - с изложением обстоятельств утраты аттестата или приложения, а также приложением документов, подтверждающих факт утраты (справка из органов внутренних дел, пожарной охраны, объявления в газете и др.);

при порче аттестата или приложения, при обнаружении ошибки, допущенной при заполнении, с изложением обстоятельств и характера повреждений, исключающих возможность дальнейшего использования или указанием допущенных ошибок, с приложением поврежденного (испорченного) аттестата или приложения, которые уничтожаются в установленном порядке.

2.17.            О выдаче дубликата аттестата или дубликата приложения Школой издается приказ. Копия приказа, заявление выпускника и все основания для вьщачи дубликатов хранятся в личном деле выпускника.

2.18.            При выдаче дубликата аттестата или дубликата приложения в Книге для учета и записи выданных аттестатов текущего года делается соответствующая запись, при этом указывается код, серия и номер, учетный номер записи и дата вьщачи оригинала. Отметка о выдаче дубликата аттестата делается также напротив учетного номера записи выдачи оригинала в соответствии с пунктом 6 настоящего Порядка. Каждая запись о выдаче дубликата аттестата подписывается директором (или лицом, его заменяющим) и скрепляется печатью Школы.

2.19.            В случае изменения статуса или наименования, реорганизации или ликвидации общеобразовательного учреждения выдача дубликата аттестата и (или) приложения осуществляется общеобразовательным учреждением-правопреемником, которому передан на хранение архив реорганизованного или ликвидированного общеобразовательного учреждения.

Общеобразовательное учреждение-правопреемник назначается учредителем из числа общеобразовательных учреждений, реализующих основные образовательные программы соответствующей ступени общего образования. В случае если правопреемник не был назначен учредителем и архив хранился у учредителя, дубликат аттестата выдает общеобразовательное учреждение, которому дано письменное распоряжение учредителя о

выдаче и регистрации дубликата аттестата и (или) приложения. Вместе с дубликатом аттестата и (или) дубликатом приложения учредителем или образовательным учреждением заявителю выдается документ, подтверждающий факт изменения статуса или наименования, реорганизации или ликвидации общеобразовательного учреждения.

2.20.  При утрате архивных данных   факт окончания общеобразовательного учреждения устанавливается на основании одного из условий:

•           письменных свидетельств не менее трех учителей, обучавших заявителя в выпускных классах (IX) указанного общеобразовательного учреждения, руководителя общеобразовательного учреждения или его заместителя;

•          имеющихся копий документов о соответствующем уровне общего образования, заверенных в установленном порядке;

прочих документов, удостоверяющих факт окончания общеобразовательного учреждения (протоколы педагогического совета, приказы руководителя общеобразовательного учреждения о зачислении заявителя в общеобразовательное учреждение, переводе из класса в класс или об окончании общеобразовательного учреждения, похвальные листы, почетные грамоты и др.).

2.21.  При отсутствии отметок по общеобразовательным предметам приложение не выдается. При отсутствии архивных данных, иных материалов, подтверждающих освоение лицом основных образовательных программ основного общего или среднего (полного) общего образования, Школа вправе отказать в выдаче дубликата аттестата. При этом указанное решение образовательного учреждения может быть оспорено выпускником в судебном порядке.

2.22.  Дубликаты аттестата и приложения выдаются на бланках образца, действующего в период обращения о выдаче дубликата, независимо от года окончания выпускником Школы.

2.23.   Решение о выдаче или отказе в выдаче дубликата аттестата или приложения принимается Школой не позднее одного месяца со дня подачи письменного заявления.

2.24.   Документы о соответствующем уровне общего образования негосударственного образца не подлежат обмену на аттестаты.

III. Заполнение бланков аттестатов и приложений

3.1. Бланки аттестатов и приложений заполняются шрифтом черного цвета на русском языке , с помощью принтера. Возможно применение компьютерного модуля заполнения аттестатов и приложений, позволяющего автоматически формировать электронную книгу для учета и записи выданных аттестатов.

3.2.Заполнение рукописным способом аттестатов и приложений не допускается.

3.3. Фамилия, имя, отчество (при наличии) выпускника вносятся в бланк аттестата в соответствии с данными, указанными в документе, удостоверяющем личность выпускника, в дательном падеже.

После записи фамилии, имени, отчества (при наличии) указывается год окончания образовательного учреждения, полное наименование общеобразовательного учреждения (в винительном падеже), которое окончил выпускник, в соответствии с полным наименованием общеобразовательного учреждения согласно его уставу, а также название места его нахождения - название населенного пункта, муниципального образования, субъекта Российской Федерации.

В случае если полное наименование общеобразовательного учреждения содержит информацию о местонахождении учреждения (поселок (село, деревня), район, область (республика) и др.), то наименование населенного пункта во избежание дублирования не пишется.

При недостатке выделенного поля в написании наименования общеобразовательного учреждения, а также его места нахождения допускаются установленные сокращенные наименования.

3.4.        На обложке приложения указываются: код, серия и номер аттестата; фамилия, имя и отчество (при наличии) выпускника в именительном падеже; дата рождения (число, месяц, год), где число пишется арабскими цифрами, месяц - прописью в родительном падеже, год рождения - четырехзначными арабскими цифрами.

3.5.        В приложении выставляются итоговые отметки по каждому учебному предмету обязательной части базисного учебного плана и части учебного плана общеобразовательного учреждения, формируемой участниками образовательного процесса, изучавшемуся выпускником (в случае, если на его изучение отводилось по учебному плану общеобразовательного учреждения не менее   68 часов за два учебных года).

3.6.        Название каждого учебного предмета записывается на отдельной строке с прописной (заглавной) буквы, без порядковой нумерации, в именительном падеже со следующими допустимыми сокращениями и аббревиатурой:

Информатика и ИКТ - Информатика;

Физическая культура - Физкультура

Мировая художественная культура - МХК;

Изобразительное искусство - ИЗО;

Основы безопасности жизнедеятельности - ОБЖ.

Допускается уточнение Русская литература в случае, если выпускник окончил общеобразовательное учреждение с обучением на родном (нерусском) языке.

3.7.  Отметки по учебным предметам проставляются арабскими цифрами и в скобках -
словами. При этом возможно сокращение слова в соответствии с правилами русской
орфографии (например, «удовлетворительно» - «удовл.»).

Записи «зачтено», «не изучал» не допускаются.

3.8.        Форма получения образования (очная, очно-заочная (вечерняя), заочная, семейное образование, экстернат) в аттестатах и приложениях не указывается.

3.9.        В дубликате аттестата после фамилии, имени, отчества (при наличии) указывается год окончания и полное наименование того общеобразовательного учреждения, которое окончил выпускник, ставится дата выдачи дубликата аттестата. На бланках титула аттестата и приложения справа в верхнем углу ставится штамп «Дубликат».

3.10. Подпись директора Школы в аттестат и приложение проставляется черной пастой с
последующей ее расшифровкой (инициалы имени и отчества (при наличии), фамилия).

В случае временного отсутствия руководителя общеобразовательного учреждения аттестат и приложение подписываются лицом, исполняющим обязанности руководителя общеобразовательного учреждения, на основании приказа общеобразовательного учреждения. При этом перед словом «руководитель» сокращение «и.о.» или вертикальная черта не допускаются.

3.11.         Не допускается заверение бланков аттестата и приложения факсимильной подписью.

3.12.         Заполненные бланки аттестатов и приложений скрепляются печатью общеобразовательного учреждения с изображением Государственного герба Российской Федерации, которая должна соответствовать ГОСТ .

Оттиск печати должен быть ясным, четким и легко читаемым. Используется штемпельная краска в защищенном от подделки (фальсификации) исполнении не ниже 4-го класса защиты, а также соответствующая штемпельная подушка.

3.13.  Бланки аттестатов и приложений после их заполнения должны быть тщательно
проверены на точность и безошибочность внесенных в него записей. Не допускаются
подчистки, пропуски строк.

IV. Учет и хранение бланков аттестатов и приложений

4.1.Бланки аттестатов и приложений, как документы строгой отчетности, должны храниться в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним, а именно: в сейфах   с надежными внутренними или навесными замками, и учитываться по специальному реестру.

Сейфы, где хранятся бланки аттестатов и приложений, должны быть закрыты на замки.

4. 2. Передача полученных общеобразовательным учреждением бланков аттестатов и приложений другим общеобразовательным учреждениям не допускается.

4. 3. Неиспользованные в текущем году бланки аттестатов и приложений, оставшиеся после выдачи аттестатов выпускникам, возвращаются по месту их получения в сроки, установленные уполномоченным органом исполнительной власти.

4.4. Бланки аттестатов и приложений, испорченные при заполнении, подлежат списанию и уничтожению по решению создаваемой в общеобразовательном учреждении комиссии под председательством руководителя общеобразовательного учреждения.

Комиссия составляет акт в двух экземплярах. В акте указываются количество (числом и прописью) и номера уничтожаемых бланков аттестатов и приложений. Номера испорченных титулов аттестатов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру акта. Первый экземпляр акта с приложением представляется в уполномоченный орган исполнительной власти, второй экземпляр остается в образовательном учреждении.

4.5.       Лица, назначенные руководителем уполномоченного органа исполнительной власти (органа местного самоуправления, осуществляющего управление в сфере образования, образовательного учреждения) ответственными за получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов, на основании накладной принимают бланки твердых обложек и титулов аттестатов, приложений по количеству и качеству, проверяют отсутствие дефектов, в случае обнаружения недостачи (дефектов) составляют акт, в котором указывается дата и место приема, количество и типографские номера недостающих или имеющих дефект бланков твердых обложек и титулов аттестатов, приложений, характер дефектов в них.

4.6.       Учет бланков аттестатов и приложений ведется по каждому уровню общего образования и по каждому виду документа отдельно в соответствующей Книге учета бланков аттестатов.

4.7. Книга учета бланков аттестатов включает следующие сведения:

-  при учете полученных бланков аттестатов: номер учетной записи;

-  наименование организации-изготовителя или уполномоченного органа исполнительной власти, от которой (ого) получены бланки ( аттестатов);

-дата получения бланков аттестатов;

-  реквизиты накладной;

-  количество полученных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений;

-  фамилия, имя, отчество и должность получателя;

-  реквизиты доверенности (номер, дата, наименование организации, выдавшей доверенность на получение);

-  подпись получившего с расшифровкой.                               4.8. При учете выданных бланков аттестатов:

-  номер учетной записи;

-  дата выдачи бланков аттестатов;

-  наименование органа местного самоуправления, осуществляющего управление в сфере образования или общеобразовательного учреждения, которому выданы бланки аттестатов;

-  количество выданных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твёрдых обложек, приложений;

-  реквизиты накладной;

фамилия, имя, отчество и должность получателя;

реквизиты доверенности (номер, дата, наименование организации, выдавшей доверенность на получение);

- подписи получившего и выдавшего с расшифровкой.

4.9.  При учете остатков бланков аттестатов:

-  остаток бланков аттестатов на 1 января текущего года;

-  количество полученных бланков аттестатов в текущем году;

-  количество израсходованных бланков аттестатов (приложений) в текущем году - всего из них: выдано выпускникам текущего года, выдано взамен испорченных, выдано дубликатов;

-  количество бланков аттестатов (приложений), утраченных (или испорченных) в силу различных причин (утеряно, похищено, испорчено при наводнении, аварийных и техногенных ситуациях);

-  остаток бланков аттестатов на 31 декабря текущего года;

-  подпись ответственного лица с расшифровкой - фамилия, имя, отчество, должность.

4.10.  Книга учета бланков аттестатов должна быть пронумерована, прошнурована, иметь
на последней странице запись о наименовании уполномоченного органа исполнительной
власти (органа местного самоуправления, осуществляющего управление в сфере
образования, общеобразовательного учреждения) и количество страниц, печать и подпись
руководителя уполномоченного органа исполнительной власти (органа местного
самоуправления, осуществляющего управление в сфере образования,
общеобразовательного учреждения).

Записи в Книге учета бланков аттестатов производятся в хронологическом порядке при совершении каждой операции прихода - расхода лицом, ответственным за получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов.